¿Cuál es la importancia de contar con un sistema de gestión de visitantes automatizado?

Muchas empresas hoy en día gestionan el acceso de sus visitantes a través de sistemas manuales, anotando en libros o formatos, el control de llegadas, hora, persona a visitar, empresas a la que pertenecen y algún número de identificación en el mejor de los casos.

Dar la bienvenida a personas ajenas puede exponer a la empresa a actos maliciosos y a una carga organizativa significativa.

Tener visibilidad de las actividades que llevan a cabo visitantes y contratistas es de suma importancia, sobre todo para:

• La prevención de accesos no autorizados a áreas restringidas
• Cumplimiento de procesos de seguridad
• Privacidad de empleados y colaboradores
• Extorsiones y/o delitos
• Respuesta efectiva en caso de emergencias o incidentes

También debemos recordar que la primera impresión cuenta, por lo que un proceso de registro simple y rápido dejará una buena impresión de la organización.

Un sistema de gestión de visitantes está compuesto por una serie de elementos (hardware y software) que en conjunto permiten rastrear, monitorear y controlar el acceso de visitantes y contratistas a un recinto.

La automatización correcta de un sistema de visitantes debe permitir:

• Recibir visitantes individualmente, en grupo o según eventos.
• Definir las zonas autorizadas, la fecha y la duración para cada visita.
• Automatizar el control y la validación de las visitas.
• Realizar un seguimiento y analizar los datos de sus visitantes.
• Crear y personalizar tarjetas de visitante o códigos de acceso según corresponda.
• Auto gestionar a los visitantes desde la recepción hasta su destino con o sin acompañante.
• Mejorar la seguridad, la eficiencia operativa y la comodidad tanto de empleados como de visitantes.

Si estas interesado en conocer mas sobre las ventajas de contar con un sistema automatizado de gestión de visitantes ponte en contacto con nosotros para brindarte la mejor asesoría y mostrarte el alcance que puedes tener con el módulo de gestión de visitantes que podemos ofrecerte.

Victor Hugo Manzanilla R.
Victor.manzanilla@assaabloy.com
ALCEA México